EDIguard jest modułem pozwalającym na ręczną weryfikację komunikatów EDI poprzez wprowadzenie dodatkowego kroku w procesie EDI. Umożliwia to wyłapanie „oczywistych” pomyłek: nierealistyczne kwoty, ilości, itd. Moduł jest przeznaczony dla tych, którzy z jednej strony chcą wymieniać się dokumentami elektronicznymi ze swoimi partnerami biznesowymi, z drugiej pragną mieć kontrolę nad przebiegiem tego procesu. EDIguard może stanowić silny argument dla osób obawiających się uruchomienia w pełni automatycznej komunikacji EDI z partnerami w obszarze zakupów, sprzedaży czy księgowości.
Moduł EDIguard działa w oparciu o standardowy mechanizm ról w systemie SAP. Operator modułu EDIguard może być przypisany do działu gospodarczego, rodzaju dokumentu, źródła danych lub partnera EDI. Dzięki takiemu podejściu, operator widzi jedynie te dokumenty, które leżą w zakresie jego kompetencji. Administrator może kontrolować działanie całego modułu, może rozdzielać zadania czy analizować zaległości.
EDIguard jest zaprojektowany tak, aby być centralnym punktem, przez który przechodzą dokumenty pochodzące z różnych źródeł. Takie podejście zapewnia ujednolicenie procesu przetwarzania wszystkich dokumentów bez względu na ich źródło pochodzenia. EDIguard współpracuje z najpopularniejszymi szynami integracyjnymi, pochodzącymi od różnych dostawców np., SAP BC, SAP XI/PI, webMethods, Seeburger, IBM MQ. Architektura rozwiązania została przygotowana do rozbudowy o kolejne źródła danych, takie jak WebServices, Portal, itd. EDIguard posiada również możliwość importu danych z plików tekstowych oraz arkuszy Excel. Modułowa budowa pozwala na dołączenie kolejnych adapterów obsługujących inne formaty plików używanych w Państwa firmie, jak chociażby CSV, XML, itd.
EDIguard jest miejscem, w którym widoczne są dane nagłówkowe wszystkich nieprzetworzonych dokumentów. Dzięki drzewiastej strukturze można uporządkować oraz odseparować dokumenty pod względem ich statusu, typu i klientów. Wybierając pojedynczy dokument, można wyświetlić jego dane szczegółowe oraz przejść do właściwej transakcji, sprawdzić i zatwierdzić dokument. Dodatkowe informacje o czasie pojawiania się dokumentu w systemie pozwalają na jednoznaczną identyfikację osób odpowiedzialnych za dany dokument oraz ułatwiają śledzenie zmian w dokumencie. Wszystkie kroki są logowane, a dokumenty importowane do modułu EDIguard w pierwotnej postaci. Umożliwia to przeglądanie historii komunikacji EDI i weryfikację ewentualnych błędów. Ekran EDIguard jest konfigurowalny zarówno pod kątem kolejności, jak i szerokości wyświetlanych kolumn.
Dane z każdego zaimportowanego dokumentu służą do zasilenia pól w transakcjach, używanych do księgowania, składania zamówień, itd. Takie podejście zapewnia możliwość szybkiej i sprawnej weryfikacji poprawności danych przez osobę posiadającą wiedzę merytoryczną z obszaru SD i FI. Następnie ma miejsce walidacja wprowadzonych danych z użyciem standardowych mechanizmów SAP, uwzględniająca wszystkie istniejące rozszerzenia. Zarówno dokumenty tradycyjne, jaki i te z modułu EDIguard wprowadzane są do systemu SAP w ten sam sposób, przy użyciu standardowej transakcji. Dzięki temu nie ma potrzeby dodatkowego szkolenia pracowników.
Posiadanie dodatkowego kroku w procesie EDI pozwala między innymi na stworzenie mechanizmu mapowania danych słownikowych, dodatkowe doczytanie informacji z innych źródeł czy też wysłanie powiadomień o pojawieniu się kolejnego komunikatu do osób odpowiedzialnych za ich przetwarzanie.
EDIguard może obsługiwać między innymi takie procesy jak:
- zamówienie,
- potwierdzenia zamówienia,
- awizo dostawy,
- faktura,
- dokument księgowy.
W pierwszym kroku z przychodzących komunikatów EDI w systemie SAP tworzone są dokumenty wstępnie wprowadzone, którymi można swobodnie zarządzać z poziomu modułu EDIguard. W drugim kroku dokumenty te są weryfikowane, zatwierdzane i zapisywane jako właściwe dokumenty systemu SAP.
